Como entender o modelo do ITIL® V3!

Como entender o modelo do ITIL® V3!

Estratégia: É aqui que tudo começa…

            Normalmente quando pequenos os mais velhos perguntam, e ai Joãozinho o que quer ser quando crescer? Logo respondemos: Quero ser médico, bombeiro, advogado ou algo que para nós tenha valor, normalmente a profissão de nossos pais. Isso podemos dizer que será nossa META que definimos logo no começo de nossas vidas ou pré fundação de nossa empresa.

           O tempo passa e vamos amadurecendo e, por exemplo, vemos que o melhor não é ser médico e sim salvar vidas. Isso é nosso OBJETIVO e para que isso ocorra iremos montar nossas próprias estratégias, nossas políticas de conduta e ética, as restrições que enfrentaremos valor da profissão que queremos seguir, portfólio de serviços, técnicas de gerenciamento (Escopo, Tempo e Custo) e o ROI que essa profissão nos trará, sem falar nas análises e mais análises feitas para targir a nossa META.

Desenho: Pronto! Estratégia definida, vamos desenhá-la.

        Para eu ser um advogado quanto tempo eu tenho para estudar e passar no exame de ordem? Já formado trabalharei para uma empresa ou abrirei meu próprio escritório? Quantos clientes atenderei por vez? Por quanto tempo quero ser advogado? Em quanto tempo fecharei um processo? Terei um sócio? Respondendo estas perguntas tendo como base a estratégia de sua carreira certamente você terá definido a sua marca.

Transição: Pare de falar e comece a fazer!

Essa é a hora do Hands on, onde vamos colocar nossos conhecimentos na prática e agregar mais valor as nossas atividades. Muitas coisas que deixamos de fora de nosso portfólio terão que ser acrescentadas (novos conceitos, padrões, leis e etc.), teremos que fazer todo o gerenciamento de ativos, mudanças, configurações, riscos e principalmente a qualidade dos serviços prestados. Muitas vezes alinhando diversas boas práticas do mercado, para que possamos chegar a nossa META.

Operação: Marche!

          É nessa hora que colocaremos pontos de apoio em nossas vidas, como uma secretária para atender nossas ligações e direcionar somente assuntos importantes, ou mesmo usando o exemplo do médico tomaremos vitamina C todos os dias para que não fiquemos doentes ao final de uma consulta.

Aqui tudo que iremos fazer é em prol de uma continuidade de nossos serviços, com a mesma qualidade e agilidade que desenhamos mediante a nossa estratégia ou META.

Melhoria Contínua: O céu é o limite…

        Agora que já temos nossa carreira em alta e somos reconhecidos pelo valor que agregamos as empresas que nos contrataram temos que melhorar. Aqui iremos rever todos nossos conceitos a fim de identificarmos pequenos gaps e incluirmos correções, melhorias e conceitos de boas práticas. O conceito PDCA é o melhor caminho para o sucesso dessa fase vendo que já alcançamos a nossa META agora temos que mantê-la.

                                                                                                  Abraços e até o próximo post.

Certified Scrum Developer - CSD

A Importância do Planejamento em Projetos de Tecnologia da Informação

Percebe-se no ambiente de projetos de TI grande incidência de alterações de escopo, prazo e custo. O insucesso nessa área provê freqüentemente da dificuldade encontrada pelos gerentes de TI em definir com clareza a necessidade do cliente ou a solução desejada, os recursos necessários e o tempo exato das atividades a serem realizadas. Diante de tal fato, este artigo busca desenvolver a consciência de elaboração de planos com maior cautela, baseado em informações e utilizando-se de ferramentas e técnicas que possam diminuir as incertezas e proporcionar maior índice de assertividade.

PALAVRAS-CHAVE: gerenciamento de projetos, planejamento, tecnologia da informação (TI), escopo, custo e prazo.

1 - INTRODUÇÃO

Pessoas, empresas, governo vivem no século XXI pressionadas pelo menos por um destes três fatores: Inovação, Informação, Indefinição. A inovação está diretamente ligada ao conceito de projeto, ou seja, pressupõe a criação de um produto ou serviço único. O volume de informações disponíveis é algo que tem crescimento exponencial tornando, com isso, a sua gestão tarefa mais complicada e imprescindível. Já a indefinição, que ocorre quando não há planejamento, representa a pressão pela tomada de decisão tempestiva em um ambiente globalizado, volátil e diversificado.

Nesse sentido o presente artigo se propõe a fazer uma breve análise bibliográfica de tecnologia da informação e gerenciamento de projetos, disciplinas que tratam ou estão ligadas de certa forma aos “3 I’s” relacionados acima. Bem como procura apresentar algumas técnicas e ferramentas ora tratadas como melhores práticas, ora como teorias comprovadas para poder permitir que pessoas, empresa e governo possam responder às pressões a que estão submetidas atualmente. Para tanto foi feita pesquisa na Internet, em artigos, monografias e livros.

2 – DESENVOLVIMENTO

Referencial conceitual

Tecnologia da Informação é “o conjunto dos componentes tecnológicos individuais, como hardware, software, telecomunicações ou qualquer outra tecnologia, normalmente organizados em sistemas de informação baseados em computador” (TURBAN, 2005).

Muitos projetos de tecnologia da informação não obtêm sucesso por causa de problemas relacionados ao gerenciamento, principalmente nas projeções de tempo e custo, que normalmente ocorrem devido a escopos mal definidos, ou seja, requisitos dos usuários não compreendidos.

De acordo com o PMBOK – Terceira Edição, Gerenciamento de Projetos “é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”. Escopo do projeto é o “trabalho a ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas”. Custo é o valor monetário ou preço que o projeto tem que arcar para realizar suas atividades e produzir os produtos pretendidos. Por fim, prazo é intervalo ou duração do projeto.

Nesse sentido planejar bem é preciso. Para VIEIRA (2007) “o processo de planejamento define e refina os objetivos e as escolhas das melhores alternativas de ação para atingir os objetivos propostos pelo projeto”.

Benefícios do planejamento

A prática do planejamento de projetos de TI pode proporcionar benefícios significativos para as organizações e pessoas, visto que, desperta a preocupação pela eficiência em outros projetos, cria uma série de vantagens competitivas, cria novas oportunidades de negócio, aumenta a competitividade. Os benefícios mais recorrentes são:
• Diminuição dos custos, através da redução de gastos desnecessários, duração do projeto, qualidade superior;
• Obtenção de rendimentos maiores a partir da possibilidade de ganho de margens adicionais;
• Melhora de produtividade por meio da reutilização de atividades recorrentes em outros projetos e criação de templates.

Ferramentas e Técnicas

Para minimizar as dificuldades de planejamento, sugere-se a utilização das seguintes ferramentas e técnicas: Gestão da Informação, Sistemas de Informação, Pesquisas, Questionários, Opinião Especializada, Modelagem de Negócios, Benchmarking, ITIL, Análise de Pontos de Função e Lições Aprendidas.

Gestão da informação é a primeira coisa a se fazer quando não se tem o controle na elaboração de planos. Segundo CRUZ (2002) é o processo que consiste nas atividades de busca, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações independentemente do formato ou meio que se encontra.

A utilização de planilhas eletrônicas, bases de dados e até sistemas informatizados auxiliam bastante neste aspecto, mas na base de tudo devem existir pessoas dispostas a registrar, armazenar e distribuir tais informações. A partir desse momento é possível criar uma base histórica e através de estatísticas, comparações e analises chegar a previsões mais fundamentadas.

De posse de informações gerais, o segundo passo é extrair e entender ao máximo o que o cliente deseja. Para VIEIRA (2007), na definição do escopo do projeto, deve-se fazer um questionamento exaustivo ao usuário para documentar aquilo que ele realmente precisa. Nessa fase, o gerente do projeto, ou a pessoa que estiver responsável pela qualificação da necessidade, deve fazer questionários, pesquisas e desenhos da solução para ilustrar e fazer com que não restem divergências de entendimentos entre as partes.

Nessa etapa, utilizar opinião especializada é um método simples e eficaz que reduz as chances de erro no planejamento de um projeto de TI. A técnica sugerida pelo PMBOK a caracteriza como uma “opinião fornecida com base em especialização em uma área de aplicação, área de conhecimento, disciplina, setor ou outra conforme adequado para a atividade que está sendo realizada.” Ainda de acordo com o Guia, a opinião especializada pode ser fornecida por diversas fontes:
• Outras unidades dentro da organização
• Consultores
• Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores
• Associações profissionais e técnicas
• Setores

Nessa linha, outra técnica é o Benchmarking, ou o processo contínuo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes.

Existem quatro tipos de benchmarking: o interno, que compara funções e práticas semelhantes em diferentes unidades operacionais ou projetos de uma mesma organização ou escritório; o competitivo, quando tem as práticas dos concorrentes diretos como alvo específico; o funcional, quando a comparação parte de empresas ou projetos em outros ramos distintos que adotam novas técnicas interessantes; e o genérico, quando algumas funções empresariais ou do projeto são as mesmas, independente da empresa ou projeto.

A Modelagem de Negócios permite que a organização ou escritório de projetos visualize, analise e aperfeiçoe os processos e com isso tenha maior assertividade na hora de prever o escopo, custo e prazo de certo projeto. Processos, que de acordo com Harrington (1993) é um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organização para gerar resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos e com isso tornar explícito:
• Quem são as pessoas da organização e o que cada uma faz;
• Como o trabalho é realizado;
• Qual a complexidade de cada atividade;
• Produtos/serviços gerados pelos processos.

Utilizando as boas práticas da ITIL que em português quer dizer Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação é possível obter, armazenar e gerenciar informações, desenvolver processos, melhorar a comunicação, dentre outros benefícios para tornar o planejamento de projetos mais eficaz e eficiente. Como exemplo, a ITIL preconiza a criação e manutenção de um Banco de Dados de Gerenciamento de Configurações - BDGC com dados de itens de configuração, de relacionamentos entre incidentes, problemas, erros conhecidos, mudanças, liberações. O BDGC pode dar subsídios importantes ao Projeto, que vai sem dúvida necessitar de uma infraestrutura de TI, seja na sua execução ou nos produtos/serviços entregues.

Para os projetos de TI que envolvam o desenvolvimento de sistemas seja fazendo ou comprando uma forma de estimar bastante difundida e que pode ser utilizada é a Análise de Pontos de Função. A APF é uma técnica para a medição de projetos de software, visando estabelecer uma medida em Pontos de Função, considerando a funcionalidade implementada, sob o ponto de vista do usuário.

Por fim, a partir do aprendizado obtido no processo de realização de outros projetos de TI pode ser criada mais uma base de conhecimento, chamada de lições aprendidas.

3 - CONCLUSÃO

A partir da reflexão do tema já é possível perceber sua relevância. O assunto é recorrente na literatura e pauta freqüente de discussão nas organizações e escritórios que lidam com projetos de TI, porque planejá-los de modo que possam ser concluídos dentro do prazo, sem exceder o orçamento previsto e incluindo os requisitos especificados é fator fundamental para garantir à satisfação dos clientes.

Para tanto foram apresentadas algumas das melhores práticas e técnicas que devem ser usadas para minimizar as chances de insucesso. A maioria delas está baseada em dados e para que esses dados se transformem em informações e conhecimento é preciso planejar bem.

Marcelo Mario Damazio Trinchero

Pós-Graduado MBA Administração de Projetos pelo Ietec

Qualidade do Processo = Qualidade do Produto ?

Surgiram muitas normas internacionais, das quais a família ISO 9000 (International Organization for Standardization) são as mais conhecidadas. E com as normas, surgiram também as certificações que atestam que a empresa utiliza um processo de acordo com elas. Na área de software não foi diferente. O CMMI (Capability Maturity Model Integration) é o modelo mais famoso.

Seguindo na mesma direção da busca da excelência surgiram outros modelos e propostas para as mais variadas áreas de atuação, como o gerenciamento de projetos, hoje amplamente difundido nas organizações de todo o mundo. O PMI (Project Management Institute) com o seu PMBOK Guide, vem sendo adotado em empresas de todos os tipos, para gerenciamento dos mais variados tipos de projetos. Inclusive de software.

Estes programas, normas e guias tem como base a idéia de que a "qualidade do produto está intimamente ligada a qualidade do processo de produção". Será? Concordo com esta afirmativa, não se pode porém crer que sempre funciona assim. Não é uma lei.

Ao estudar a origem e/ou princípios destes modelos e normas, todos estão realmente interessados com a qualidade dos produtos (seja um carro, software e/ou serviço). Porém, com o passar do tempo, em muitos casos a adoção destas normas e a busca pelas certificações tem virado muito mais uma busca por um selo para diferenciar-se no mercado, do que um genuíno interesse por gerar produtos com qualidade.

Foca-se tanto no processo e na certificação, acreditando-se que o processo garantirá um produto com qualidade, que no final das contas o produto (serviço) fica em segundo plano.

O que ocorre é que na maioria das vezes o "processo fica mais organizado, mas não necessariamente o produto é gerado com maior qualidade".

Quem é a principal referência na definição de qualidade de um produto e/ou serviço? O Cliente. E creio que este é um dos diferenciais dos Métodos Ágeis, pois esse principio é seguido com afinco. Trazer o cliente para perto, ele definir o que é VALOR para ele, e ele validar o produto.

Os Métodos Ágeis também trabalham na organização do processo, mas o FOCO NA QUALIDADE do produto é muito maior.

PMBOK E METODOS ÁGEIS.

PMBOK E METODOS ÁGEIS.

         No PMBOK não há proibição ao uso de Métodos Ágeis, assim como não advoga pelo ciclo em cascata para o desenvolvimento de projetos. Ao contrário ele descreve que o ciclo de vida depende do projeto e da empresa.

O que o PMBOK diz:

"É importante observar que muitos processos dentro do gerenciamento de projetos são iterativos devido à existência, e necessidade, de uma elaboração progressiva em um projeto durante todo o ciclo de vida do projeto" (PMBOK, 2004 p. 20).

“Não existe uma única melhor maneira para definir um ciclo de vida ideal do projeto. Algumas organizações estabeleceram políticas que padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida, enquanto outras permitem que a equipe de gerenciamento de projetos escolha o ciclo de vida mais adequado para seu próprio projeto...” (PMBOK, 2004 p. 20).

Gosto da visão dada por Alan Kock em sua apresentação "The Agile Manifesto and The PMBOK", de como pode ser trabalhado de forma iterativa os grupos de processos do PMBOK. Conforme figura:




Na sua apresentação, Kock aborda as compatibilidades e incompatibilidades entre a forma que o PMBOK trata os grupos de processos e as práticas Ágeis. Mas também sugere formas de fazer a conciliação nos casos de imcompatibilidade.

O certo é que não é tão simples, é preciso saber adaptar o processo, para a realidade do projeto e/ou empresa.

Os Métodos Ágeis além de abordarem o desenvolvimento de software de forma iterativa, evolutiva e incremental, são mais dinâmicos e flexíveis. Há forte ênfase na proximidade e comunicação com o cliente. Mais que apenas a mudança no ciclo de vida do desenvolvimento, há uma mudança de valores e princípios.

O gerenciamento de projetos Ágil e Tradicional, embora partam de pressupostos diferentes, podem coexistir e conviver bem em um mesmo ambiente. É necessário considerar criteriosamente o ambiente correto. A abordagem Ágil traz ótimos resultados em um projeto de desenvolvimento de software, mas o planejamento e acompanhamento tradicional podem agregar valor para grandes marcos, como releases e iterações e atividades não relacionadas diretamente a produção do software, como também no relacionamento de dependência entre projetos.

Conceitos Iniciais do RUP

O Processo Unificado Racional (RUP - Rational Unified Process), foi criado pela Rational Software Corporation e adquirida posteriormente pela IBM, é um processo de engenharia de software, oferece abordagem baseada em disciplinas para atribuir tarefas e responsabilidades dentro de uma organização de desenvolvimento. Tem como meta garantir  a produção de software de alta qualidade que atenda às necessidades dos usuários dentro de um cronograma e de um orçamento previsíveis.

Dimensões do RUP

• Eixo Horizontal - Representa o tempo e mostra os aspectos do ciclo de vida do processo no decorrer do desenvolvimento e divide o ciclo de vida de desenvolvimento em quatro fases: Concepção, Elaboração, Construção e Transição
• Eixo Vertical - Representa as disciplinas, que agrupam as atividades de maneira lógica são elas: Modelagem de Negócio, Requisitos, Análise e Design, Implementação, Testes, Gerenciamento de Configuração e Mudança, Gerenciamento de Projeto e Ambiente.

O RUP em si em toda sua especificação é voltado para grandes projetos, mas não significa que não possa ser aplicado em pequenos e médios projetos.
O gráfico abaixo demonstra as atividades relacionadas dentro do contexto do projeto de desenvolvimento de software,